Agile en proyectos que no son de programación

"Agile es sólo para IT" ¿Cuántas veces habremos oído esa frase? Pues en el último Agile-Coffe que hicimos antes del verano estuvimos evaluando el uso de "Agile fuera de la programación".

¿Y cómo se puede usar Agile fuera de IT? Pues para ello lo primero que tenemos que saber qué es Agile, y Agile no es más que una filosofía/mentalidad definida por 4 principios y 10 valores, lo que implica que Agile no es algo que se haga o se deje de hacer, sino que Agile es algo que se es o no se es.

Esta filosofía la resumo en las formaciones como "la búsqueda constante de la satisfacción del cliente/usuario, mediante un producto/servicio de calidad, realizado por un equipo motivado".

Imaginemos un restaurante, una empresa farmacéutica, una constructora... ¿En cuál de ellas no estarían de acuerdo con que buscan la satisfacción del cliente mediante un producto de calidad con un equipo motivado?

El problema es que Agile implica un cambio grande de mentalidad en las empresas. Requiere que mi objetivo deje de ser "ganar más dinero" para ser "satisfacer a mis usuarios" (ganar más dinero será la consecuencia, no el objetivo). Requiere que me centre en que mi producto sea lo más óptimo posible y no entregar algo de cualquier manera. Requiere respetar y fomentar el crecimiento del equipo y abandonar el "ordeno y mando".

Si alguien no abraza la filosofía Agile es exclusivamente por egoísmo y por pensar que su organización es más importante que el usuario final. Hay muchas empresas que, en pleno siglo XXI siguen pensando que el "ordeno y mando" es la opción más óptima porque "así es como siempre lo hemos hecho y nos va bien", pero se sorprenderían del cambio a mejor que podrían obtener en caso de poner el foco en lo que realmente es importante: El cliente, el usuario.

Sí, te puedo dar un sector donde Agile no encaja: La Administración Pública. ¿Motivo? Pues que cada vez que hacen un proyecto/producto no ponen el foco en el usuario final. Lo que buscan es la justificación del gasto: "Dijimos que íbamos a hacer esto y lo hemos hecho..." Lo que no dijeron es que iba a ser útil, intuitivo, fácil... ni siquiera que funcione. Es una pena, pero a día de hoy la Administración está muy lejos de esa mentalidad y no por sus miembros, porque he tenido personas que trabajan en la Administración que han participado en mis formaciones motu proprio, pero los responsables finales no tienen esa mentalidad que permita a los equipos ese crecimiento, auto-gestión y foco en la persona que finalmente va a usar el producto/herramienta.
Pero esto es como todo: Pasito a pasito se conseguirá ir metiendo esta filosofía, primero en las empresas y posteriormente en la Administración. No será fácil ni rápido, pero acabará llegando.

¿Y cómo se aplica todo este movimiento Ágil en sectores no informáticos? Sencillo: Lo que se hace es adaptar el producto a las necesidades actuales de los usuarios, reducir burocracia, reducir tiempos de entrega, empoderar equipos... Por ejemplo:

• La radio pública estadounidense NPR (National Public Radio) tenía un proceso para llevar programas a las radios locales: Los productores llegaban con ciertas ideas a los ejecutivos. Con aquellas que pasaban se contrataba el personal, se hacía la programación completa para un gran lanzamiento y al mismo tiempo los representantes iban a radios locales a vender dicho programa. Era algo lento y costoso, así que intentaron encajarlo en una mentalidad "Agile". ¿Qué hicieron? Pues en lugar de llevar un programa completo, llevaban sólo pequeños pilotos con el personal mínimo necesario a las cadenas locales. Al ser menos costoso podían llevarlo incluso gratis el piloto. Luego pedían feedback por redes sociales e iban adaptando el programa a las necesidades y gustos de la audiencia: Rápido, eficiente, menos costoso y, sobre todo, menos riesgo. Llegaron a reducir los costes a un tercio con esta forma de trabajar.
• Barclays Bank:  Simplificaron procesos, mejoraron productividad, rediseñaron espacios para ser menos individualistas y más colaborativos
• Lonely Planet (Equipo legal): Crearon Kanban, mejoraron transparencia, comunicación, trabajo en equipo... Consecuencia: Tras 100 días mejoraron la productividad un 25%
• Museo Nacional de Arte de Países Bajos: Trabajo en equipo para mejorar las exposiciones. Consecuencia: 10% de incremento de asistencia anual.
• Mission Bell Winery: En esta bodega crearon pequeños grupos para mantener la producción y crear nuevos sabores. El proceso se mejoró un 90%

De forma análoga, podemos encontrar fácilmente empresas farmacéuticas, de recruiting, aeroespaciales, legales, de diseño, de marketing, etc. que han visto cómo cambiando la forma de trabajar rígida con una metodología estricta de trabajo hacia un foco donde deja de primar el proceso para poner el foco en los usuarios finales, estas organizaciones han mejorado su imagen de marca, ventas, beneficios y, sobre todo, la fidelización de los usuarios/clientes.

Puedes encontrar más info sobre Agile fuera de IT en estos enlaces (en inglés):

• 5 Examples of Successful Agile Companies | StratX ExL (stratx-exl.com)
• Here’s Why Non-Software Teams Are Adopting Agile Methodologies (nimblework.com)
• 4 Examples of Agile in Non-technology Businesses - Excellarate (encora.com)
• Can Agile and Scrum be applied to non-software teams? (deviniti.com)
• Major Industries That Benefit from Applying Agile (kanbanize.com)

¡Nos vemos en el siguiente Agile-Coffee!